仕事を効率化するには

毎日の仕事はやることがいつも同じことの繰り返しになりがちです。そのため、いつしか効率的なものではなくなっているのに、それに気づかないという事態に直面します。しかしそれでも本人たちにはなかなか自覚しにくいことで、これまでのやり方に従おうとすることも少なくありません。きちんと仕事の効率化をすれば、生産性も向上し、労働時間の短縮にもつながります。つまり仕事のやり方を改革することは企業を成長させ、利益につながります。

非効率的なところを自覚することが一番大切だ

仕事の効率化をするにはまず何をするべきかが問題ですが、一番大切なのは効率的でないところを見つけるということです。効率的でないことを自覚することが一番難しく、一番大切なことだからです。自覚できないことこそ、生産性を落とす最大の原因となります。そのため具体的には、全社員からアンケートをとり、効率的でないところをピックアップさせます。このとき自由に書かせる環境が大切です。自由に言えないと、上司などの意見に同調したことしか書けなくなってしまいますし、それでは問題のピックアップができません。匿名で全員に何通でも書かせるといったアンケートなら、ちょっとしたことでも書いてもらいやすくなります。こうして責任者が気づかなかった問題を自覚することができるようになります。

改善策を全員から募ろう

非効率的なところを自覚したら、あとは改革するだけです。効率的に仕事をするのにどのような手段が良いかを再び全社員に意見を募ります。責任ある立場の人、現場の人間、担当部署でない人が良い意見を持っていることもありうるためです。そうして出た解決策をできるところから改善していきます。

ワークフローと照らし合わせて作業を行うことで、担当者が交代しても常に一定水準のレベルで作業を進めることが期待できます。作業全体の俯瞰もできるので、個々の作業の役割をイメージすることもできます。